Si tu es prestataire de services, tu connais forcément cette sensation : la tête pleine, mille choses à gérer en même temps, les clients à satisfaire, les deadlines à respecter, la création de contenu, l’administratif… et tout ça en essayant de rester créative, alignée et dispo mentalement pour ton business.
Cet article a été écrit par Nina Gil Martinez, experte en organisation et Notion.
Lis bien jusqu’au bout : une surprise t’attend à la fin ! 🎁😊
Notion, c’est l’outil dont tout le monde parle, parfois avec passion, parfois avec panique tant il semble complexe. Pourtant, quand il est bien utilisé, Notion est l’outil le plus puissant pour les indépendantes.
Moi, c’est Nina, experte Notion et créatrice du Système Notion Freelance (1200 clientes jusqu’ici). Mais avant ça ?
J’étais comme toi : graphiste freelance qui essaie de tout gérer, tout retenir, tout optimiser… et qui finit en surcharge cerveau-off.
Et c’est précisément Notion qui a sauvé mon activité.
En me permettant de construire un système centralisé et optimisé, adapté à ma façon de fonctionner, mon cerveau, mes projets.
Aujourd’hui, je vais te montrer comment Notion peut littéralement sauver ton activité de prestataire de services, en m’appuyant sur les pages que j’utilise au quotidien et qui me sauvent la vie.
1. Ton vide-cerveau que tu retrouves partout
On le sait, quand on est indépendant, on a le cerveau qui déborde d’idées, de choses à se rappeler, de tâches à faire…
Avant j’essayais de tout retenir de tête, et fatalement, j’oubliais plein de choses.
Et ça me coûtait une charge mentale énorme.
Aujourd’hui j’ai tout dans mon Notion. Comment faire ?
Première étape : une page “Idées” unique où tout atterrit, sans réfléchir. Une idée d’article au parc ? Une to-do perso pendant la sieste ? Ouvre l’app Notion sur ton téléphone (ou son raccourci “widget”) et note en une phrase. L’objectif n’est pas de ranger tout de suite, mais de capturer instantanément.
Une fois par semaine tu peux faire un mini-tri : chaque élément part vers la bonne base (Tâches, Idées de contenu, Ressources) grâce à des boutons ou à une propriété de relation. Résultat : ton cerveau se vide, et tu n’oublies plus rien.
Effet immédiat : tu gagnes déjà du temps parce que tu ne re-cherches plus tes pensées. Et tu diminues ta charge mentale (ton cerveau sert à réfléchir, pas à tout retenir).
2. Un suivi de projet simplifié
Si tu gères plusieurs clientes en même temps en tant que prestataire de service, tu sais à quel point ça peut vite devenir le chaos.
Je cherchais un système pour suivre :
- où en est chaque projet
- quelles tâches sont en cours
- quelles deadlines arrivent
- quelles infos appartiennent à quel client
- ce que je devais faire chaque semaine (et ce que je pouvais repousser)
Et j’ai trouvé en Notion l’outil idéal pour ça.
👉 Le template “Projets Clients” que j’utilise tous les jours et qui est dans mon Système Notion Freelance te permet exactement ça :
Dans mon Notion, je me suis créé des pages et des templates pour suivre tous mes projets en cours et à venir : projets clients, projets perso, formations, projets pour mon entreprise, etc.
J’ai créé un système où je découpe ces projets en plusieurs objectifs et tâches, que je planifie ensuite dans le temps.
Je peux voir ensuite ces tâches dans mon agenda de la semaine, automatiquement :
Je peux aussi voir mes projets sous forme de Timeline ou Diagramme de Gantt, ou sous forme de calendrier :
Cette méthode m’a permis de devenir plus réaliste quant à l’organisation de mon temps. Désormais, quand une nouvelle demande client arrive, je consulte mon Notion pour vérifier mes disponibilités et éviter de me surcharger de travail.
Je sais toujours quoi faire, quand le faire et pour qui.
Mon business est devenu prévisible.
3. Voir concrètement ton avancée au jour le jour
L’autre avantage de découper ses projets dans Notion, c’est de pouvoir suivre concrètement l’avancée de ses projets au jour le jour.
Tu peux voir tout ce que tu as déjà accompli et ce qu’il te reste à faire.
Aussi dans mon Notion j’ai un historique de mes tâches, et j’ai créé une “Did list” où je peux voir toutes les tâches déjà réalisées ce mois-ci :
C’est hyper satisfaisant de voir tout le travail abattu, plutôt que d’avoir l’impression de travailler dans le vent car on ne voit pas son avancée.
C’est hyper motivant de voir ses progrès de manière claire et visuelle comme ça.
C’est ce petit coup de boost quotidien qui fait toute la différence !
4. Assurer une expérience client premium
Tu veux qu’on parle d’un truc qui change tout dans la prestation de service ?
➡️ La confiance du client.
➡️ La transparence.
➡️ Et réduire les allers-retours inutiles.
Dans mon Système Notion Freelance, chaque cliente a accès à son Espace Client :
- planning du projet
- étapes déjà validées
- documents
- liens importants
- prise de notes
- commentaires
- espace de suivi
Résultat ?
✨ Moins de mails, moins de malentendus.
✨ Plus de fluidité.
✨ Une expérience premium (même si tu débutes).
✨ Des clientes dix fois plus sereines… donc plus enclines à te recommander.
5. La création de contenu est simplifiée
Si tu utilises la création de contenu pour trouver des clients en tant que prestataire de service, alors ce chapitre va te parler.
Dans Notion, j’ai créé un calendrier éditorial connecté à mes templates pour Instagram, ma newsletter, et tous mes autres réseaux.
J’ai une vision d’ensemble sur toute ma création de contenu et je peux me rendre sur la page Notion d’un réseau en particulier pour noter toutes mes idées de contenu. Je mets à jour les statuts de chaque contenu, ce qui me permet de suivre facilement l’avancement de chaque projet de contenu.
Voici à quoi ressemble la page où je gère mon contenu Instagram :
Je vois :
- ce qui est planifié
- ce qui est en rédaction
- ce qui est publié
- ce que je dois faire aujourd’hui
Tout est sous contrôle, centralisé, fluide et visuel.
✨ Tu arrêtes de créer dans le rush.
✨ Tu arrêtes de poster “parce qu’il faut poster”.
✨ Tu crées en conscience, pas en panique.
6. Améliorer ta prospection avec le CRM
Si pour la recherche de nouveau contrat tu es plutôt prospection directe pour ton activité d’indépendante, alors Notion est l’outil qu’il te faut.
Je sais que Lucie Colin utilise comme moi un CRM dans Notion 🙂
Un CRM c’est quoi ? C’est les initiales de Customer Relation Manager. En gros, c’est comme avoir un répertoire en ligne. Tu peux y enregistrer toutes les infos qui concernant ton entourage professionnel : prospects, clients, partenaires…
Je me suis créé un CRM dans Notion, que tu peux retrouver dans mon Système Notion Freelance.
Il me permet de :
- lister tous les prospects à relancer
- Centraliser toutes les informations sur mes clients et prospects
- Sauvegarder l’historique de mes échanges
7. Centraliser toutes les infos de ton entreprise
L’un des grands atouts de Notion, c’est de pouvoir rassembler toutes les informations de son entreprise de prestataire de service en un seul endroit.
Par exemple, j’ai créé un template Notion dédié à la charte graphique de mon entreprise.
Dedans, je peux héberger toutes les informations essentielles comme les couleurs, les typographies, les logos et les guidelines d’utilisation. C’est hyper pratique, surtout quand je dois partager ces infos avec des collaborateurs ou des freelances. Ils ont accès à tout ce dont ils ont besoin, et je n’ai plus à jongler entre plusieurs outils ou à renvoyer des fichiers par mail.
En plus de ça, j’ai aussi développé un template « Veille ».
C’est là que je note toutes mes références et les contenus qui m’inspirent. Que ce soit des articles, des images, des vidéos ou des liens, tout est organisé dans mon espace Notion.
Cela me permet de faire ma veille graphique et stratégique de manière efficace. Je peux retrouver facilement toutes les ressources qui m’intéressent et les utiliser quand j’en ai besoin. Finis les onglets de navigateur à n’en plus finir ou les post-its éparpillés partout !
8. Réduire ta charge mentale
En prenant l’habitude de vider ton cerveau d’indépendante dans Notion, d’y noter toutes tes idées, tes projets, tes notes, tes tâches à faire, tout ce qui concerne ton business, tu vas avoir l’impression que ton cerveau s’est allégé.
Et ce n’est pas qu’une impression.
C’est ce que j’ai ressenti quand j’ai commencé à tout noter dans Notion.
J’ai remarqué que ça avait beaucoup réduit ma charge mentale.
C’est tellement vital quand on est entrepreneur de pouvoir sortir tout ce qu’on a dans la tête à un endroit, de pouvoir organiser et ranger toutes ses notes.
On parle beaucoup de toute la liberté que l’on gagne quand on est entrepreneure par rapport au salariat, mais on parle beaucoup moins de toute la charge mentale que l’on accumule au quotidien, à devoir tout gérer de front.
Parce qu’on oublie que l’on fait 10 métiers à la fois en plus de son propre métier : on est aussi commercial, community manager, comptable, photographe… On gère tout à la fois.
Et à trop se surcharger le cerveau, c’est ce qui malheureusement peut parfois pousser au burn-out.
La santé mentale est un sujet primordial quand on est à son compte, et Notion m’aide au quotidien pour la préserver.
Toutes les pages présentées ici sont réunies avec plein d’autres pages dans un tableau de bord Notion bien organisé pour que tu puisses tout retrouver facilement et en 1 clic.
🌟 En vrai ? Notion ne se contente pas de t’aider.
Il sauve littéralement ton activité.
Parce qu’un business de prestataire de service qui fonctionne, c’est un business où tu :
- sais où tu vas
- sais ce que tu dois faire
- ne passes pas ton temps à chercher
- n’oublies rien
- n’es pas en surcharge
- te sens pro et alignée
- offres une expérience client premium
- gagnes du temps sur tout ce qui n’est pas ton cœur de métier
Et ça, Notion te le permet si tu as la bonne structure.
🎁 Et bonne nouvelle : c’est LE moment ou jamais d’y accéder !
À l’occasion du Black Friday, mon Système Notion Freelance (qui contient tous les templates mentionnés) est à –60% soit :
➡️ 236€ au lieu de 590€
➡️ ou 3 × 78€ (avec le paiement en 3 fois sans frais)
🎉 C’est la seule et unique remise de cette ampleur que je fais cette année.
Si tu veux un espace Notion complet, clé en main, déjà pensé pour les prestataires de services, testé par plus de 1000 indépendantes… c’est ici que ça se passe :
Si tu es prête à arrêter le chaos et à retrouver de la clarté en 2025 et pour 2026, Notion va devenir ton meilleur allié.
